Eine taktische Liste zur Planung Ihrer Tage, Wochen und Projekte

2017 war ein gutes Jahr für mich bei der Arbeit. Der wichtigste Weg, auf dem ich mich verbessern konnte, war mein Planungs-, Ausführungs- und Überprüfungsprozess. Nach jahrelangen Versuchen mit einer Vielzahl unterschiedlicher Produktivitätsmethoden bin ich auf ein Bullet-Journal-System gestoßen, mit dem ich mich für den richtigen Zeitraum auf die richtigen Aufgaben konzentrieren kann.

Ich möchte Ihnen zeigen, wie ich zu Beginn des Tages und der Woche alles plane und wie ich meine Projektzyklen strukturiere. Sie werden feststellen, dass es sich um einen deutlich minimalistischen Stil handelt, der sich von vielen Bullet Journal-Spreads unterscheidet, die Sie auf Facebook und Instagram sehen werden. Das ist beabsichtigt, da ich weiß, dass ich weniger Zeit für die eigentliche Arbeit aufwenden muss, die ich aufschreibe, wenn ich viel Zeit damit verbringe, sie hübsch aussehen zu lassen.

Das große Bild

Jeder Monat beginnt mit einer einzigen Seite, auf der alle wichtigen Daten, Ereignisse, Projekte und Fristen aufgeführt sind. Ich möchte es einfach halten, damit ich alles schnell und klar sehen kann.

Ich habe Abschnitte für Ereignisse und Geburtstage, Arbeitsprojekte, Nebenbeschäftigungen und Entwicklung. Neben jeder Aufgabe oder jedem Meilenstein befindet sich ein Kontrollkästchen, das die Häufigkeit angibt, mit der sie ausgeführt werden muss, z. B. zwei Kontrollkästchen für zwei neue YouTube-Videos.

Sie werden feststellen, dass es neben keinem Ziel eine verwandte Aufgabe oder Planung gibt, und dies ist beabsichtigt. Dies liegt daran, dass die Planung für all diese Dinge im wöchentlichen und täglichen Prozess oder in dem Projektstapel erfolgt, dem sie zugewiesen wurden. Diese Seite ist nur für das große Ganze gedacht.

Monat auf einen Blick

Die Woche planen

Ich plane die Woche mit einem weiteren Blatt, das die Tagesordnung für Besprechungen, Termine und Veranstaltungen auflistet. Auch hier ist es sehr einfach, damit ich mich auf die Arbeit konzentrieren kann. Auf einer Seite befinden sich meine 10 Blöcke (mehr dazu im nächsten) und auf der nächsten Seite die Tagesordnung mit den wichtigsten Aufgaben.

Wochenblatt mit Zeitblöcken und Tagesordnung

Den Tag planen

Früher habe ich meinen Tag mit einem Balkendiagramm geplant, und obwohl mir dieses System visuell sehr gut gefallen hat, stellte ich fest, dass es in meinem Notizbuch meist nur Platz füllt. Eine meiner Lieblingsaufgaben bei Notizbüchern ist die Verschwendung von Speicherplatz. Daher habe ich dieses System langsam für eine einfache Agenda verworfen. Auf diese Weise sehe ich die Besprechungen, Termine und Teamzuordnungen, die ich zu einem bestimmten Zeitpunkt habe, ohne große Brocken verschwendeten Speicherplatzes.

Der nächste und wichtigste Teil des Tages sind meine Hauptaufgaben. Diese werden auf der rechten Seite angezeigt, und ich darf nur 3 bis 5 Aufgaben pro Tag ausführen. Dies garantiert, dass ich in der Lage bin, mich auf diese Aufgaben zu konzentrieren. Jeder Tag muss damit beginnen, meine wichtigsten Aufgaben zu überprüfen und sie dann zu erledigen.

Da viele meiner Teamkollegen in Zeitzonen hinter mir liegen und ich dazu neige, früh mit der Arbeit zu beginnen, kann ich mich bei meinen Hauptaufgaben auf 1 bis 2 Stunden ununterbrochenen Fokus verlassen. Alles, was in diesem Block nicht abgeschlossen ist, hat am Nachmittag eine oder zwei Stunden Zeit, je nachdem, was am Tag noch passiert ist.

Tagesordnung und Top-Aufgaben

Wenn die Aufgabe Teil eines größeren Projekts ist, an dem ich gerade arbeite, handelt es sich normalerweise um eine Art Unteraufgabe, die sich auf den gesamten Meilenstein bezieht. In der obigen Abbildung ist die neue Abrechnungsschrittaufgabe ein gutes Beispiel. Dies ist ein kleinerer Teil des gesamten Onboarding-Projekts. Das Ausarbeiten neuer Abrechnungsschritte und -optionen wird einige Stunden dauern, und diese Woche habe ich das meiste davon am Montag ausgeführt und dann die Aufgabe zur Fertigstellung auf Dienstag migriert.

Für die Aufgabensymbole verwende ich die ursprüngliche Bullet Journal-Methode von Ryder Carroll.

● Neue Aufgabe
✱ Wichtige Aufgabe
✖︎ Aufgabe erledigt
▶ ︎ Aufgabe auf nächsten Tag migriert

Der Grund, warum ich alle meine Hauptaufgaben für die Woche in einer einzigen Spalte zusammenfasse, ist, dass ich so leichter nachverfolgen kann, welche Aufgaben erledigt und welche abgelehnt werden. Dies mag offensichtlich erscheinen, aber wenn sich eine Aufgabe in derselben Spalte und auf derselben Seite befindet und Sie sie weiter aufschreiben müssen, führt dies mich dazu, schwierige Fragen zu stellen, warum ich sie immer wieder aufschiebe. Wenn ich es auf eine neue Seite schreibe, ist es für mich so frisch, dass es als neu für den Tag eingestuft werden könnte, aber wenn ich es auf der gleichen Seite halte, ist das ein bisschen geistiger Trick.

10 Blöcke pro Woche

Dies ist mein Lieblingsteil des Wochenplans, sowohl was die Ausführung als auch die Disziplin betrifft. Ich war eines Tages unter der Dusche und dachte: "Ich habe diese Woche meinen Besprechungseimer überlastet." Ich erkannte jede Woche, dass ich die Zeit und die Aufgaben, die ich habe, grundsätzlich in verschiedene Eimer aufteilte, und nicht zu erkennen, wann etwas zu voll wurde, führte zu Problemen mit Grenzen und Überstunden.

Da das Zeichnen von Eimern schwierig ist und viel Zeit in Anspruch nimmt, habe ich stattdessen angefangen, die Idee von Zeitblöcken zu verwenden. Es ist wirklich die nächste Iteration der Balkendiagrammmethode, die ich zuvor verwendet habe. Wenn ich 40 Stunden pro Woche arbeite, habe ich vier 10-Stunden-Blöcke Zeit, um mich verschiedenen Projekten und Aufgaben zu widmen.

Wöchentliche Blöcke, Agenda und Top-Aufgaben

Jetzt kann ich diktieren, welche Zeitblöcke ich für verschiedene Aufgaben und Zuständigkeiten verwenden kann, und kann buchstäblich feststellen, wann etwas nicht im Gleichgewicht ist oder sich der maximal blockierten Zeit nähert. Wenn ich montags und dienstags in Besprechungen bin, in denen 75% dieses Blocks bereits belegt sind, dann sollte ich zu einem 1: 1 mit einem Teamkollegen nein sagen und dies für die nächste Woche planen. Einige Aufgaben, wie der Kundensupport und das Onboarding-Projekt, erfordern mehrere Blöcke, und das ist gut so! Das sind meine wichtigsten Aufgaben und erfordern mindestens 50% meiner konzentrierten Zeit.

Projektzyklen

Die Inspiration dazu stammt aus Basecamps wunderbarem Beitrag zur Strukturierung der Arbeit und der Teams. Diese Praxis verfolgen wir auch bei ConvertKit, und ich bin gerade dabei, Onboarding zu betreiben.

Beginn eines 6-wöchigen Projektzyklus

Die Voraussetzung des Zyklus besteht darin, sechs Wochen für ein Projekt aufzuwenden und wirklich zu verstehen, was in dieser Zeit fertiggestellt werden kann. Mein Freund Shawn Blanc hat dies 2017 getestet, nachdem er an einem Basecamp-Workshop teilgenommen hatte (Nathan Barry hat auch einen besucht), und es hat sein Geschäft grundlegend verändert. Das sagt Jason Fried in der Post:

Bevor ein Projekt in einen Zyklus aufgenommen wird, haben wir bereits herausgefunden, was wir für die sechswöchige Version halten. Die Planung wird nicht in die Zykluszeit einbezogen - alle Planungen und Überlegungen finden auf dem Spielfeld statt. Dies muss geschehen, bevor die Arbeit von einem Team ausgeführt werden kann. Auf diese Weise sind die sechs Wochen die gesamte Implementierung und Ausführung.

Was ich herausgefunden habe, ist, dass es ein bisschen zu viel ist, ein wirklich großes Einzelziel für ein Jahr anzugehen, als dass ich daran arbeiten könnte. Ich habe alle ein Wort, ein Ziel, einen Vortrag und eine Recherche gesehen, und es ist absolut sinnvoll. Ich war einfach nicht in der Lage, diese Verpflichtung einzugehen.

Projektzyklen von 6 bis 8 Wochen sind eine großartige Möglichkeit, Fortschritte zu erzielen und etwas in einem Zeitrahmen zu liefern, der immer greifbar und real ist. Ich kann sechs Wochen einplanen und jede Woche fühlt sich wichtig an, was bedeutet, dass jeder Tag wichtig ist. Länger als das, und es fällt mir leichter, die Aufgaben zu verzögern oder hinauszuschieben.

Letzte Imbisse

Die wichtigsten Praktiken, die ich im Laufe der Jahre entwickelt habe, sind spezifisch für mich. Vielleicht finden Sie andere, die für Sie arbeiten, ich hoffe es! Oft nehmen wir die Arbeit und die Praktiken anderer Menschen als das goldene Ticket für unsere eigene Produktivität, aber das ist nur die halbe Miete. Das Ziel ist nicht, die andere Person zu werden, sondern die gesammelte Weisheit Ihres kreativen Stammbaums in einer Methode zu sammeln und zusammenzufügen, die für Sie funktioniert! Abgesehen davon glaube ich, dass es vier Prinzipien gibt, die in meinem System am wichtigsten sind.

Immer in Arbeit

Einfachheit

Wir haben alle schöne Aufzählungszeichen und komplizierte Produktivitätsklassifizierungen und -prioritäten gesehen. Ich persönlich glaube nicht an sie. Es ist besser, über ein einfaches Aufgabensystem zu verfügen, mit dem Sie sich kurz ansehen können, was wichtig ist, damit Sie mit der Arbeit beginnen können. Alles andere versteckt sich oder verzögert sich.

Einspaltige Top-Aufgaben

Ich habe oben darauf verwiesen. Eine einzelne Spalte auf derselben Seite hilft mir dabei, zu verfolgen, welche Aufgaben erledigt und welche abgeschoben werden. Wenn Sie es immer wieder aufschreiben müssen, frage ich mich, warum ich es immer wieder aufschiebe. Wieder kein Verstecken oder Verschieben auf eine neue Seite.

Blockieren nach Grenzen

Ich habe es geliebt, dies als Maßstab für meine Woche zu haben. Es beginnt mit der Angabe, wo meine Zeit am Anfang der Woche liegen muss, und verfolgt sie dann im Verlauf der Tage. Ich habe ungefähr einen Monat gebraucht, um genau zu sagen, welchen Aufgaben die einzelnen Blöcke zugewiesen werden mussten, und Sie werden wahrscheinlich die gleiche Erfahrung haben. Zu wissen, wohin Ihre Zeit gehen muss, ist unglaublich wertvoll, und ich habe festgestellt, dass es mir dabei hilft, auch in dieser Zeit disziplinierter zu sein.

Tagesabschluss-Reviews

Zwei Gründe dafür: Erstens lässt es mich einschätzen, wo ich meine Zeit verbracht habe und ob ich in meinen Aufgaben und Projekten diszipliniert genug war. Wenn nicht, mit welcher Hauptaufgabe muss ich am nächsten Tag beginnen?

Der zweite Grund ist, dass das Überprüfen des Tages im Wesentlichen den Tag schließt. Das ist so wichtig! In der Vergangenheit habe ich das noch nicht getan und es fällt meinem Gehirn sehr schwer, den Arbeitsmodus auszuschalten. Wenn ich nicht arbeitsunfähig bin, kann ich nicht zu einer angemessenen Zeit mit meiner Familie zusammen sein oder ins Bett gehen, und das ist wirklich wichtig für mich.

Vielen Dank, dass Sie meine Geschichte darüber gelesen haben, wie ich meine Wochen, Tage und Projekte plane und durchführe! Wenn Sie mehr über meine Arbeitsweise und die von uns bei ConvertKit gelieferten Projekte erfahren möchten, finden Sie meinen YouTube-Kanal unter YouTube.com/MattRagland. Wir sehen uns dort!