Steigerung der Produktivität durch Nutzung von Kalendern und persönlichen OKRs

Jeder möchte produktiv werden

Als ein Mentor von mir, Navid Nathoo, einen Zeitplan aufstellte, hielt ich das sofort für eine schreckliche Idee. Persönlich hatte ich das Gefühl, dass zu oft Dinge im täglichen Leben auftauchen, die völlig ungeplant sind. Manchmal machten meine Freunde Last-Minute-Pläne, oder ich verpasste meinen Bus oder es passierte etwas, das mich wirklich nicht dazu brachte, das zu tun, was ich geplant hatte. Wie viele andere hatte ich einmal versucht, einen Zeitplan zu erstellen und mich daran zu halten, aber irgendwann fiel ich aus. Navid besteht darauf, dass die Erstellung eines Zeitplans dazu beitragen könnte, die Produktivität zu steigern und mich zur Rechenschaft zu ziehen, und dass ich es zumindest noch einmal versuchen sollte, diesmal jedoch mit einigen Iterationen.

Versuch 1: Ich habe 3 Stunden damit verbracht, einen Tagesplan für den Monat Mai zu erstellen. Ich plante jedes Detail meines Tages, vom Zähneputzen bis zum Essen. Es hat nicht geklappt. Ich fiel in weniger als 6 Stunden aus.

Versuch 2: Ich habe einige Aufgaben in meinem Zeitplan verallgemeinert und einige zu spezifische Aufgaben in meinem Zeitplan gelöscht. Diesmal gelang es mir, einen Tag auf der Strecke zu bleiben, bevor ich wieder ausfiel.

Zu diesem Zeitpunkt bemerkte ich ein Muster; Je allgemeiner ich die Aufgaben nach meinem Zeitplan erledigte und je flexibler ich sie täglich hinzufügte, desto länger hielt ich mich auf Kurs.

Versuch 3: Dieses Mal habe ich meinen Zeitplan zu allgemein gehalten und es kam mir so vor, als würde mein Zeitplan mir keinen Nutzen bringen oder nichts tun, um mich auf dem Laufenden zu halten.

Versuch 4: Endlich hatte ich das Gefühl, ein Gleichgewicht zwischen allgemeinen und spezifischen Aufgaben zu finden und eine angemessene Menge an flexibler Zeit hinzuzufügen, falls ich sie brauche.

Ich bemerkte, dass wenn ich Ihren Zeitplan jeden Tag aktualisieren oder ändern musste, entweder aufgrund einer plötzlichen Änderung der Pläne oder weil die Aufgaben vom Vortag zurückgedrängt werden mussten, dies ein Zeichen dafür war, dass mein Zeitplan zu spezifisch war oder ich hatte einfach nicht genug flex time. Ich habe auch festgestellt, dass die Gleitzeit meine Vergnügungszeit überflüssig macht, denn wenn ich meine Gleitzeit nutzen musste, lag das daran, dass ich zu viel Zeit damit verbracht habe, etwas zu tun, das Spaß macht. Also habe ich meine gesamte Genusszeit gelöscht und meine verbleibende Gleitzeit für den Tag als Genusszeit verwendet.

Dann ergab es Sinn. Um produktiv zu bleiben und auf dem richtigen Weg zu sein, muss kein Mikromanagement durchgeführt werden. Es geht auch nicht darum, Aufgaben unvollständig oder unerfüllt zu lassen. Es geht um ein Gleichgewicht zwischen allgemeinen und spezifischen Aufgaben, zwischen persönlichem und öffentlichem Leben, zwischen Freude und Arbeit. Es geht darum, sowohl Flexibilität als auch Fokus zu haben und dennoch Kompromisse für unerwartete Veränderungen in Ihrem Leben einzugehen. Im Wesentlichen;

Bei Produktivität geht es um Ausgewogenheit, Flexibilität und Fokussierung.

Ich könnte wählen, den ganzen Tag ohne Spiel zu arbeiten. Würde mich das produktiver machen?

Ja.

Zumindest technisch. Ich würde mich wie #!% Fühlen, aber ich wäre produktiv. Aber was macht es aus, produktiv zu sein? Ich gehe davon aus, dass Sie sich wie jeder Mensch, für den Sie Produktivität wünschen, glücklich fühlen. Wäre das oben genannte Modell also nicht selbst besiegsam? Im obigen Szenario wird vorausgesetzt, dass Arbeit und Produktivität dasselbe sind. Wie ich es sehe,

Produktivität ≠ Arbeit

Ich könnte weiter erklären, warum die Wahl der richtigen Arbeitsrichtung dies ändern könnte, aber das ist ein anderes Thema. Fazit: Bei Produktivität geht es nicht um Arbeit, sondern um Ausgewogenheit. Die Vereinbarkeit von Arbeit und Freizeit ist bereits ein Schritt in Richtung Produktivität. Das Kapital, das sich gut mit dem Gleichgewicht verbindet, ist Flexibilität. Wie dieser Schlangenmensch Seiltänzer.

Was ist mit Flexibilität? Wenn ich flexibel sein will, warum überhaupt einen Zeitplan erstellen?

Flexibilität bedeutet nicht, Verantwortlichkeiten auszuweichen oder so schwach zu sein, dass Ihre Aufgaben immer wieder auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden. Einfach ausgedrückt,

Flexibilität ≠ Schwäche

Flexibilität bedeutet, Veränderungen in Ihrem Leben bewältigen und ausgleichen zu können.

Wenn Sie nicht flexibel sein müssen, sollten Sie Selbstbeherrschung üben und konzentriert bleiben.

Fokussierung in Kombination mit Ausgewogenheit und Flexibilität gibt Ihnen Spielraum. Die Möglichkeit, sowohl kleine Details zu vergrößern als auch zu verkleinern, um ein größeres Bild zu erhalten. Fokussierung und damit Produktivität wird durch Selbstverständnis ermöglicht. was du willst, warum du es willst, wie du arbeitest, deine Vorurteile, etc.

Wenn Sie einen Zeitplan erstellen, sollte Ihr Fokus ganzheitlich sein, aber wenn Sie die Aufgaben in Ihrem Zeitplan ausführen, sollte Ihr Fokus vergrößert werden. Abgesehen davon geht es beim Fokus nicht darum, sich für 6 Stunden hinzusetzen und an der gleichen Sache zu arbeiten, aber wenn das ist es, was für dich funktioniert, dann schlag dich raus. Was ich gefunden habe, ist das

Fokus ≠ Fleiß

Fokussieren bedeutet, bei allem, was Sie tun, mit Absicht vorzugehen und stets scharf, aufmerksam und aufmerksam zu sein, um Ihre Produktivität zu maximieren. Viele Studien, Artikel und Meinungen wie diese stellen fest, dass der Fokus mit dem Schlaf korreliert, was wiederum mit der Produktivität korreliert.

Ich habe nichts über die Zeit gesagt.

Die meisten Menschen sind daran gewöhnt, dass Produktivität ungefähr so ​​aussieht

  1. Arbeit / Zeit = Produktivität
  2. Fokus * Energie * Zeit = Produktivität
  3. Output / Input = Produktivität

Letzteres gilt nicht einmal für Menschen.

Ich denke, es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass die Zeit sowohl wörtlich als auch metaphorisch relativ ist. Warum sonst scheinen gute Zeiten schnell vorbei zu sein, während gelangweilte oder schlechte Zeiten unerträglich lange zu dauern scheinen? In diesem Sinne ist es einfacher zu akzeptieren, dass wir nichts tun können, um die Zeit davon abzuhalten, uns im Staub zu lassen. Daher sollte Produktivität nichts mit Zeit zu tun haben, da wir sonst das Risiko eingehen, die Produktivität zu verlieren, wenn wir Zeit verschwenden. In einer Linie ist Produktivität keine Funktion der Zeit; Es ist eine Funktion Ihres Staates.

Produktivitätsniveaus sollten nicht mathematisch quantifiziert werden, insbesondere wenn es um die persönliche Produktivität geht. Produktivität ist letztendlich das Gefühl der Erfüllung und jeder fühlt sich auf verschiedenen Ebenen erfüllt. Ihr Chef könnte denken, dass Sie viel weniger getan haben, als Sie sich getan fühlen.

Neben einem Zeitplan habe ich kürzlich die OKR-Produktivitätstechnik entdeckt. Im Wesentlichen unterteilt die OKR-Technik alle Ihre Aufgaben in zwei Abschnitte:

  1. Ziele
  2. Wichtige Ergebnisse

Die Idee der Ziele ist einfach; Ziele werden oft von Vorgesetzten in höheren Positionen vorgegeben. Aber im Sinne der Selbstregulierung stellte ich fest, dass Ziele im Wesentlichen die großen Meilensteine ​​im Leben sind. Diese werden von Person zu Person variieren, aber einige von mir gehören

  1. Behalten Sie 80% der Top-6-Durchschnittswerte bei (Für U of Waterloo bedingt)
  2. Hit 10% Körperfett bei 140 Pfund
  3. Erhalten Sie bezahlte Arbeit oder ein Praktikum

Ich schätze, dass die Zielerreichung 1 bis 3 Monate dauert. Vorausgesetzt, ich habe etwas, das mich zur Rechenschaft zieht und auf dem Weg dahin ist.

Hier kommen die wichtigsten Ergebnisse ins Spiel.

Die wichtigsten Ergebnisse sind im Wesentlichen die Schritte zur Erreichung eines Ziels. Wenn ich beispielsweise einen 80% -igen Top-6-Durchschnitt beibehalten möchte, muss ich meine Daten- und Statistik-Culminating-Performance-Aufgabe (CPT) gut ausführen. Um eine gute CPT-Leistung zu erzielen, muss ich ein Bomb @ $$ -Präsentationsdeck erstellen. Das ist also mein wichtigstes Ergebnis. Um ein wirklich gutes Präsentationsdeck zu machen. Oder sagen wir, mein Ziel ist es, einen Job zu bekommen. Um eine Stelle zu bekommen, muss ich mich bewerben. Das Ausfüllen von Bewerbungen ist daher mein wichtigstes Ergebnis. Wichtige Ergebnisse brauchen durchschnittlich 3 Tage, um abgehakt zu werden.

Ich habe es schon einmal gesagt, aber ich hasse es, mich hinzusetzen und länger als 5 oder 6 Stunden an der gleichen Sache zu arbeiten. Meistens werde ich in diesen 5 oder 6 Stunden sowieso unterbrochen. Wenn Sie KRs über ein paar Tage verteilen, bleiben auch die Ideen und die Denkweise auf dem neuesten Stand und es fühlt sich nicht nach Übermaß an.

Wenn ich die Ziele von den wichtigsten Ergebnissen trenne, habe ich das Gefühl, dass jedes meiner wichtigsten Ergebnisse mich dem Erreichen eines Ziels einen Schritt näher bringt. Dies führt zu einer deutlichen Verbesserung meiner Produktivität. Ich behalte Os und KRs auf zwei separaten Checklisten bei Keep. Ich habe meine Zeitplan- und OKR-Checklisten verknüpft, indem ich einen Teil meines Arbeitstages für KRs im Allgemeinen und nicht für bestimmte KRs festgelegt habe, da KRs normalerweise relativ schnell von meiner Liste gestrichen werden. Allgemein zu halten bedeutet auch, dass ich an jedem KR arbeiten kann, nach dem ich mich zu der Zeit und so lange wie möglich gefühlt habe, während ich gleichzeitig die maximale Produktivität beibehalte, da der Zweck jedes KR darin besteht, zu einem O zu führen.

OKRs haben so gut funktioniert, dass ich sie auch in meine Lebensziele / Bucket-Liste eingebunden habe, sodass KRs> Os> LGs. Viele Milliarden-Dollar-Unternehmen wie Google, Intel und Twitter haben OKRs als Teil ihrer Führungs- und Entwicklungsstrategie übernommen.

Einige Unternehmen, die OKRs verwenden

Ich habe mir das angeschaut und es hat sich herausgestellt, dass es viele große Anhänger und Unterstützer von Websites wie dieser gibt.

Die zentralen Thesen

  1. Ein richtig durchgeführter Zeitplan ist der Unterschied zwischen produktiver und harter Arbeit
  2. Bei Produktivität geht es um Ausgewogenheit, Flexibilität und Fokussierung
  3. OKRs sind eine großartige Methode, um das "Wo möchte ich sein?" Von "Wie komme ich dorthin?"

Bisher hat dieser Zeitplan und das OKR-Konzept meine Produktivität gesteigert, indem ich das Gefühl hatte, Ziele zu erreichen und mich für meine Ziele zur Rechenschaft zu ziehen. Ich erwarte, dass ich mehr Iterationen machen muss, wenn sich mein Leben ändert, damit ich nicht abwarten kann, wohin das führt.