Entfliehen Sie der Tyrannei der To-Do-Liste: So planen Sie Ihre Prioritäten, nicht Ihre Zeit

Ursprünglich auf JOTFORM.COM veröffentlicht

Der Aufbau eines Unternehmens erzeugt einen vollen Zeitplan. Es gibt kaum einen Ausweg.

Aber ich glaube, wir haben gelernt, unsere Zeit falsch zu verwalten.

Sobald wir Hausaufgaben, Fußballtraining oder Klavierunterricht haben, lernen wir, dass Zeitmanagement bedeutet, Prioritäten zu setzen, was auf unserem Zeitplan steht.

Laut Stephen Covey besteht der Schlüssel jedoch darin, unsere Prioritäten festzulegen.

Untersuchungen zeigen, dass nur 17% der Bevölkerung genau einschätzen können, wie viel Zeit eine Aufgabe benötigt.

Dies ist als Planungsfehler oder als „positive Tendenz“ bekannt, die dazu führt, dass wir die Zeit, die wir zum Ausführen der einzelnen Aufgaben benötigen, stark unterschätzen. Zum Beispiel können wir drei Stunden für die Erstellung einer Präsentation einplanen und dann feststellen, dass die Recherche allein vier Stunden dauert.

In einer positiven Voreingenommenheitsstudie der University of Waterloo zeigten die Teilnehmer den Planungsfehler, indem sie für realistische Arbeitsszenarien (die unweigerlich Pausen, Herausforderungen und Ablenkungen beinhalten) dieselben Zeitschätzungen wie für Best-Case-Szenarien anstellten.

Es scheint, als hätten wir oft keine Ahnung, wie lange eine Aufgabe tatsächlich dauern wird. Vielleicht sollten wir aufhören zu schätzen.

In meiner Firma, JotForm, vergeben wir fast nie Projekttermine. Es ist uns wichtiger, großartige Arbeiten zu produzieren, als ein „fertiges“ Kästchen anzukreuzen. Unsere Teams haben die Freiheit, neue Ideen auszuprobieren, Tangenten zu erkunden und Lösungen zu finden, die für unsere 4,3 Millionen Benutzer funktionieren - ohne dass die Uhr tickt.

Wie der frühere US-Präsident Dwight D. Eisenhower bekanntermaßen sagte:

"Was wichtig ist, ist selten dringend und was dringend ist, ist selten wichtig."

Indem wir uns an einen vorgeschriebenen Zeitplan halten (den wir selten gut einschätzen), können wir in die gleiche Falle tappen, die mit To-Do-Listen verbunden ist.

Das Abhaken einer endlosen Liste von Aufgaben kann eine verlockende Möglichkeit sein, wichtige Arbeiten zu vermeiden. Und wenn die geplante Zeitspanne für eine Schlüsselaufgabe zu kurz ist, haben wir unseren Tag bereits damit verbracht, uns über eine nicht unbedingt erforderliche Checkliste hinwegzusetzen.

Ich werde jedoch ständig daran erinnert, dass die Aufgaben, die wir vermeiden, in der Regel die wichtigsten sind - und am wahrscheinlichsten dazu beitragen, ein höheres Produktivitätsniveau zu erreichen.

Wir können einen Zustand des Flusses erreichen - eine intensiv konzentrierte, fast meditative Phase der Konzentration -, indem wir uns auf kritische Aufgaben konzentrieren. Es ist jedoch weniger wahrscheinlich, dass der Fluss unter strengen zeitlichen Einschränkungen auftritt.

Dennoch sollten wir das Zeitmanagement nicht ganz aufgeben.

Anstatt uns auf eine To-Do-Liste zu verlassen oder die Zeitblöcke falsch einzuschätzen, können wir den Tag so planen, dass unsere persönliche Höchstleistung erreicht wird.

Hier sind drei Möglichkeiten, diesen Ansatz selbst zu testen.

Schritt 1: Priorisieren Sie das Wichtige, anstatt das Dringende zu planen

"Es gibt nie genug Zeit, um alles zu erledigen, aber es gibt immer genug Zeit, um das Wichtigste zu erledigen." - Brian Tracy

Es mag zwar entmutigend sein, Ihren Zeitplan für Energieverschiebungen offen zu lassen, dies ist jedoch ein entscheidender Aspekt für das Erreichen von Spitzenleistungen. Bevor Sie jedoch Ihre Leistung verwalten können, müssen Sie wissen, was Sie priorisieren müssen.

Eisenhower verstand den Unterschied zwischen wichtigen und dringenden Aufgaben. Er hat sogar die Eisenhower-Entscheidungsmatrix entwickelt, um zwischen Aufgaben zu unterscheiden, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, und solchen, die Zeit benötigen - eine Unterscheidung, die unsere Produktivität beeinträchtigen kann, wenn sie missverstanden wird.

Die Entscheidungsmatrix (die auch von Stephen Covey populär gemacht wurde) hat vier Quadranten. Jeder Quadrant stellt eine Möglichkeit dar, Aufgaben zu qualifizieren.

Quelle: Rutger W. Quak

Der erste Quadrant ist der Krisenquadrant, in dem Aufgaben sowohl dringend als auch wichtig sind. Das Leben in Quadrant 1 kann zu Stress, Burnout und anderen Problemen führen.

Covey schlägt vor, dass Menschen, die den größten Teil ihrer Zeit in Quadrant 1 verbringen, nur in Quadrant 4 Erleichterung finden, wo Aufgaben nicht wichtig oder dringend sind.

Quadrant 3 stellt Aufgaben dar, die dringend, aber nicht wichtig sind, z. B. eine Umfrageanforderung, die am nächsten Tag abläuft. In diesem Quadranten können wir die Dringlichkeit für wichtig halten, und die Aufgaben richten sich in der Regel nach den Erwartungen und Prioritäten anderer. Dies ist ein gefährlicher Ort, der schnell Ihre Zeit verschwenden kann.

Schließlich enthält Quadrant 2 Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind. Wie Covey sagt, ist "Quadrant 2 das Herz eines effektiven persönlichen Managements."

Wirklich produktive Mitarbeiter kümmern sich um die Aufgaben von Quadrant 1, konzentrieren sich jedoch auf Quadrant 2. Hier denken wir präventiv und geben uns den Raum, um wichtige Aufgaben zu erledigen.

Indem wir die Matrix verwenden, um unsere Aufgaben zu definieren, können wir verstehen, wie viel Fokussierung statt Zeit jedes Projekt verdient. Wie Covey sagt, "besteht die Herausforderung nicht darin, die Zeit zu managen, sondern uns selbst zu managen."

Mit anderen Worten, das Verstehen unserer eigenen Fähigkeit, produktiv an einer Aufgabe zu arbeiten, ist nützlicher als die Planung ihrer Dauer.

Das Trainieren neuer Teams ist für mich eine wichtige, aber nicht dringende Quadrant-2-Aufgabe. Wenn wir ein neues, funktionsübergreifendes Team von 4 bis 5 Mitarbeitern aufbauen, sind diese verwirrt und haben keine Anleitung. Ich habe gelernt, dass wenn wir sie in Ruhe lassen, ihre Arbeit oft verstreut und nicht optimal ist.

Aber wenn ich sogar wöchentliche Meetings von 15 Minuten plane, um ihre Projekte zu besprechen, Anweisungen zu geben und herauszufinden, wie ihre Arbeit für das Unternehmen wichtig ist, werden sie schnell kohärent und produktiv.

Schritt 2: Verwalten Sie Ihre Spitzen

Sobald Sie wissen, wie Sie wichtige Aufgaben identifizieren, können Sie strategisch festlegen, wie Sie Spitzenleistungen erzielen. Hier können wir unsere natürlichen Energieniveaus nutzen.

Wir alle wissen, wann die Arbeit fließt. Die Wände fallen ab, wir sind tief konzentriert und unsere Arbeit fasziniert uns. das ist ideal. Offensichtlich können wir die dringenden (und manchmal eintönigen) Aufgaben, die unsere Unternehmen am Laufen halten, nicht ignorieren, aber wir können erkennen, wann wir in einer aktiven oder einer nicht aktiven Zeit arbeiten.

Wenn wir uns während unserer Stoßzeiten mit wichtigen Projekten beschäftigen und diese in Angriff nehmen, sind wir in der Regel bereit, länger zu arbeiten, und erleben unterwegs weniger Burnout. Das Minimieren unserer freien Zeit kann auch unsere Energie und unseren Antrieb steigern.

Zum Beispiel ergab eine Studie von Dale Carnegie, dass Unternehmen mit engagierten Mitarbeitern die ohne 202% übertreffen.

Penelope Trunk, eine bekannte Karrieretrainerin und Mitbegründerin von Quistic, schlägt sogar vor, dass wir unsere Zeit danach aufteilen können, was wir gerne tun und was nicht.

Die Aufteilung Ihres Tages ist eine großartige Möglichkeit, die Produktivität zu steigern. Nutzen Sie die Aufgaben, die Ihnen Spaß machen, als Belohnung für die Erledigung von Aufgaben, die Sie nicht interessieren. Und wenn sie sich hinziehen, machen Sie weiter - verbringen Sie so viel Zeit wie möglich mit dem, was Ihnen Spaß macht, da diese Aktivitäten wahrscheinlich in Quadrant 2 fallen.

Obwohl wir nicht ignorieren können, was uns nicht gefällt, können wir oft entscheiden, wann wir es tun. Der Zeitpunkt eines Projekts kann bis zu 20% der kognitiven Leistungsschwankungen ausmachen. Die Wissenschaft beweist, dass es Gründe gibt, warum Sie eine schwierige Aufgabe um 10 Uhr zerstören, aber um 15 Uhr Schwierigkeiten haben, die Ziellinie zu erreichen.

Laut Daniel Pink erleben 75% der Menschen ihre Tage in drei Phasen: einem Höhepunkt, einem Tiefpunkt und einer Erholungsphase. Die anderen 25% erleben es umgekehrt: Erholung, Tiefpunkt, dann Spitze. Indem wir unsere täglichen Etappen verfolgen, können wir unsere eigenen Höchstleistungsstunden ermitteln.

Erstellen Sie eine Tabelle und zeichnen Sie Ihre Energie im Laufe des Tages auf. Verfolgen Sie, wie Ihre Kreativität, Ihr Fokus und Ihr Interesse nachlassen und nach Mustern suchen.

Sobald Sie Ihre Spitzenzeiten definiert haben, können Sie diese wertvollen Stunden nutzen.

Schritt 3: Wählen Sie Ihre Strategie

Denken Sie daran, dass Ihre berufliche Rolle auch Auswirkungen auf Ihre Arbeitsweise haben kann. Paul Graham glaubt, dass es zwei Arten von Zeitplänen gibt: den Zeitplan des Herstellers und den Zeitplan des Managers.

Der Zeitplan eines Managers wird von Besprechungen gesteuert. Manager arbeiten in der Regel in kürzeren Zeitabständen, wobei die Kalender von häufigen Terminen unterbrochen werden.

Macher wie Schriftsteller und Programmierer haben in der Regel Schwierigkeiten, mit dem Zeitplan eines Managers produktiv umzugehen. Sie benötigen viel Zeit (wenn möglich Stunden), um tief in ihre Arbeit einzusteigen und kreative Probleme zu lösen.

Wenn von Ihnen erwartet wird, dass Sie den Zeitplan eines Managers einhalten, Sie jedoch am besten mit dem Zeitplan eines Herstellers arbeiten, schlägt Graham vor, Bürozeiten zu erstellen, die Ihnen das Leben in beiden Welten ermöglichen.

Wenn Sie den Zeitplan eines Managers erfüllen, aber zusätzliche Zeit benötigen, sollten Sie eine Besprechungsspanne festlegen. Bauen Sie für jedes geplante Meeting zusätzliche 15 Minuten ein. Dies kann auch eine großartige Möglichkeit sein, um dringende Aufgaben nachzuholen, ohne sie in die wichtigen Aufgaben einschneiden zu lassen.

Bei JotForm versuchen wir, den Zeitplan eines Herstellers einzuhalten, aber ich erkenne, dass ich einen hybriden Kalender haben muss. Ich baue Managementstunden in den Nachmittag hinein und arbeite während der ersten Hälfte des Tages wie ein Schöpfer. Dies ist, wenn ich in heiliger Zeit für tiefe Arbeit blockiere.

Durch die Planung von täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Arbeitssitzungen haben Sie immer genügend Platz, um gut zu arbeiten.

Sie können auch ein Scheduling-System wie The Da Vinci Schedule ausprobieren, das zwischen Hardcore Deep Work und Soft Deep Work schwankt, oder einen individuelleren Zeitplan mit 3 vollen Tagen fokussierter Arbeit erstellen.

Was auch immer Sie wählen, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre eigenen Stoßzeiten und die Arbeit, die wichtig sind, priorisieren, nicht was Ihre To-Do-Liste vorschreibt.

Auf der zusätzlichen Meile ist sehr wenig Verkehr

Wenn wir unsere eigenen Spitzenzeiten nutzen, werden wir wahrscheinlich qualitativ hochwertigere und konsistentere Arbeiten produzieren. Außerdem können wir zusätzliche Stunden protokollieren (falls erforderlich), ohne ausbrennen zu müssen.

Denken Sie daran, dass sich Ihre Spitzenzeiten auch im Laufe der Zeit ändern können. Was Ihre Produktivität in diesem Monat auflädt, könnte Ihre Batterie nächsten Monat entladen. Versuchen Sie also, mit Ihrem Energieniveau Schritt zu halten und diese natürlichen Veränderungen zu berücksichtigen.

Bewerten, neu einstellen und weitermachen.

Sie werden vielleicht erstaunt sein, was Sie erreichen können.