Erwarten Sie das Unerwartete - Einführung von Datenmanagement in einem Unternehmen mit über 600 Mitarbeitern

Vor ein paar Jahren wollte ich die Anzahl der Netguru-Mitarbeiter ermitteln, die keine abrechenbaren Aufgaben hatten oder für neue verfügbar waren, um unseren Planungsprozess zu verbessern. Zu diesem Zeitpunkt war unsere interne Datenbank nicht in der Lage, diese Erkenntnisse an einem einzigen Ort zu präsentieren. Da dies für unsere Leistung von entscheidender Bedeutung war, mussten wir entweder unser derzeitiges System verbessern oder ein neues von Grund auf neu erstellen. Schließlich entschied ich mich, dieses Problem zu lösen, indem ich unser System zu einer unternehmensweiten Kommandozentrale weiterentwickelte, in der eine neue „interne“ Zuordnung für alle von mir gesuchten Verfügbarkeits- / Nichtabrechnungsfälle nur eine der Funktionen war.

Es schien bis zu einem internen Workshop, den wir vor ein paar Wochen hatten, gut zu funktionieren. Während der Diskussion stellten wir fest, dass wir (wahrscheinlich) nicht alle benötigten Daten hatten, aber dennoch nicht in der Lage waren, die gewünschten Erkenntnisse zu gewinnen. Und der Grund war die Lösung, die ich vor zwei Jahren gefunden hatte. Also mussten wir unsere Herangehensweise noch einmal überdenken. Jedes aufstrebende Unternehmen steht vor ähnlichen Problemen - hier ist unsere Geschichte und wie wir es geschafft haben, unsere Probleme anzugehen.

In der Vergangenheit arbeiteten Unternehmen in einem sehr vorhersehbaren Umfeld, in dem Projekte und Verträge über Jahre hinweg unterzeichnet wurden, um Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Unter solchen Bedingungen waren Umsatz und Kosten in hohem Maße vorhersehbar.

Diese Zeiten sind lange vorbei, da die Welt heute so dynamisch ist wie nie zuvor. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht weist diese Dynamik zwei entscheidende Elemente auf:

  • Schnelllebige Umgebung. Um zu überleben, müssen moderne Unternehmen experimentieren und iterieren. Ein solches Umfeld erfordert die Umstellung auf kurzfristige Abläufe (Monate statt Jahre) und eine schnelle Ideenvalidierung (MVP) für ein gesundes Kosten- und Gewinnmanagement.
  • Flexibilität. Die digitale Transformation ermöglichte es, innerhalb von Minuten buchstäblich auf Markttrends und -tendenzen zu reagieren. Diese Fähigkeit erleichtert es Unternehmen, neue, zeitkritische Möglichkeiten zu nutzen und Verluste im Falle von Geschäftsrisiken und -ausfällen zu minimieren.

Netguru ist eine digitale Beratungsfirma, die Dienstleistungen anbietet, die von der Produktidee über das Design bis zur Entwicklung und Wartung reichen. Die langfristige Vorhersehbarkeit der Kosten ist einer der Schlüsselfaktoren für ein stabiles Wachstum in technologieorientierten Unternehmen wie dem unseren. Je genauer unsere Vorhersagen sind, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass wir Unternehmens-KPIs liefern, neue Talente einstellen oder Ressourcen intern dort einsetzen, wo sie am dringendsten benötigt werden.

Das Problem ist, dass Sie für genaue Prozessvorhersagen kontinuierlich in die Zukunft schauen und die Unsicherheit verringern müssen. Es gibt zwei grundlegende Mittel, die Ihnen dabei helfen können:

  • Aufbau von Vorhersagen auf genauen und qualitativen Daten;
  • Verkürzung des Rekrutierungslebenszyklus.

Das oben Gesagte gilt für jedes Geschäft, an das ich denken kann. Nehmen wir zum Beispiel UBER:

  • Um eine zuverlässige Ankunftszeit zu gewährleisten, muss die UBER-App Echtzeit-Verkehrsdaten analysieren, die aus mehreren Quellen importiert wurden.
  • Um eine schnell wachsende Nachfrage nach Fahrten in bestimmten Gebieten zu decken, muss UBER den Einstellungsprozess anpassen und die Bezugsquellen für Autos und Fahrer diversifizieren.
  • Um die NPS zu erhöhen, kann es von entscheidender Bedeutung sein, die UX zu verbessern und den gesamten Bestellvorgang zu beschleunigen.
Foto: Achim Pock / unsplash.com

Die Kombination der drei oben genannten Punkte bietet die beste Möglichkeit, Ihr Unternehmen auf die Zukunft vorzubereiten - Sie können vom Verlust eines bedeutenden Kunden zur Übernahme neuer, potenziell profitabler Lösungen durch vorhandene Talente übergehen. Natürlich ist es manchmal schwierig, so flexibel zu sein, besonders wenn:

  • Das Nein zu einem Kunden kann zu einem Vertrauensverlust führen.
  • Wir können es uns nicht leisten, unsere Marge zu verlieren.

Abgesehen von diesen Situationen ist die maximale Anpassungsfähigkeit an die aktuelle Situation entscheidend für das Wachstum moderner Unternehmen. Dies gilt insbesondere für Unternehmen, die digitale Dienste anbieten - wie Netguru -, bei denen Angebots- und Nachfragezyklen viel länger dauern als die Vorhersehbarkeit, ein bestimmtes Projekt oder einen bestimmten Kunden zu gewinnen und zu warten.

Wie begegnen wir einer solchen Herausforderung bei Netguru? Es gibt zwei Grundlagen, die uns helfen, nicht nur das Wachstum zu sichern, sondern auch schneller als andere Marktteilnehmer zu wachsen (120% Wachstum im Jahr 2018, 50% Wachstumsziel im Jahr 2019):

  • Agil. Dank dieser unternehmensweiten Methodik können wir das Potenzial unserer Talente voll ausschöpfen, z. Unterstützung unserer Entwicklungsberater bei der Einführung neuer Technologien, die gefragt sind / werden. Es erleichtert auch das Auffinden von Schwachstellen in jedem Projekt und die Auswahl der richtigen Tools zur Lösung der daraus resultierenden Probleme.
  • Datenmanagement-Strategie. Ich werde mich von nun an auf diesen Punkt konzentrieren.

Anfangs arbeiteten wir auf mehreren Apps und Systemen. Es gab keine einheitliche Umgebung, in der Daten gesammelt, analysiert und in Erkenntnisse umgewandelt werden könnten. Infolgedessen gab es keinen einzigen Wahrheitsgehalt, und jedes Tool konnte zu anderen Erkenntnissen führen als andere, was ein Informationschaos verursachte und unsere Vorhersagegenauigkeit beeinträchtigte.

Der erste Schritt, um dies zu ändern, bestand darin, zu erkennen, dass wir bereits die Daten haben, die wir benötigen.

Was uns blockierte, war das Fehlen einer Datenverwaltungsstrategie. Wir mussten über Daten nachdenken, um sie zum Ausgangspunkt all unserer Operationen zu machen, aber gleichzeitig war es uns wichtig, die Anzahl der Tools auf ein absolutes Minimum zu reduzieren. Als Ergebnis haben wir ein integriertes Datenmanagement-Ökosystem aufgebaut, mit dem wir die richtigen Informationen sammeln und analysieren und Daten aus den einzelnen Geschäftsbereichen aggregieren können.

Nachfolgend einige Beispiele, wie es vor und nach der Einführung des neuen Datenansatzes in den einzelnen Geschäftsbereichen funktioniert hat.

1. Personalplanung

Vorher: Früher haben wir Talente eingestellt, die unseren aktuellen Bedürfnissen und unseren Erwartungen entsprechen. Es war alles Wunschdenken von seiner besten Seite.

Jetzt können wir den Talentpool vorhersagen, den wir einstellen müssen, bevor jedes Quartal beginnt. Er wird in Technologiepakete, Services, Dienstalter usw. unterteilt. Dank der verbesserten Vorhersagbarkeit unserer Mitarbeiterzahl können wir die richtige Größe der einzelnen Team-Services sicherstellen unsere Kunden. Für den Fall, dass Ereignisse während eines Quartals auftreten, können wir den Personalbestand dank der Agile-Methodik anpassen. Wir verwenden Workable für Rekrutierungszwecke.

2. Inbound-Lead-Generierung

Vorher: Früher haben wir uns darauf konzentriert, immer mehr Interessenten für unser Angebot zu gewinnen.

Jetzt haben wir eine komplexe Inbound-Marketing-Strategie entwickelt, die automatisch hochwertige Leads ermittelt und diese sorgfältig entlang des Marketing-Trichters pflegt, bis sie zu einer Verkaufschance werden. Wir verwenden mehrere Content-Kampagnen (von Employer Branding bis zu React Native Development), die alle mit HubSpot erstellt und verwaltet werden.

3. Projekterfolgsraten vorhersagen

Vorher: Wir konnten nur mit einer Genauigkeit von 40 Prozent vorhersagen, wie sich ein Projekt entwickeln würde. Wir haben erstklassige Tools (Salesforce, Jira, Github) verwendet, die jedoch nicht gut zusammenpassen. Das Ergebnis war, dass sie uns nicht die Daten liefern würden, die wir zur Erstellung von Metriken und für gute Entscheidungen benötigen.

Jetzt: Da Salesforce bereits bei Netguru im Einsatz war, sind wir auf dieses Tool mit Planung umgestiegen und haben andere Datenpunkte (Jira, Github) in dieses Tool integriert. Die Anzeige der Daten in Salesforce im richtigen Kontext (Geschäfts- und Einzelprojekt) hat unsere Prozesse verbessert, uns bei der Organisation unserer Arbeit geholfen und sich sehr positiv auf unsere Vorhersehbarkeit ausgewirkt. Infolgedessen haben wir in einigen Monaten die Genauigkeit unserer Projekterfolgsprognosen auf etwa 81% (2018) erhöht.

Wie ich bereits erwähnt habe, ist es wichtig, nur die Daten zu erfassen, mit denen Sie kluge Entscheidungen treffen können. Es könnte verlockend sein, alle Informationen zu sammeln, da Sie nie wissen, wann etwas nützlich sein könnte. Dies ist ein Fehler, den viele Unternehmen begehen, wodurch sie nicht in der Lage sind, strategische Erkenntnisse zu gewinnen. Sie können einen Satz von 100 KPIs festlegen, die keine Einsicht bieten, und 10, die Ihnen wirklich beim Wachstum helfen. Aus diesem Grund bemühen wir uns ständig, unser System übersichtlich und einfach zu gestalten und alle Datenquellen zu entfernen, die ungenutzt oder unnötig erscheinen.

Wenn Sie beispielsweise die Kundenzufriedenheit Ihres Unternehmens definieren möchten, gibt es möglicherweise viele verschiedene Faktoren, die Sie berücksichtigen können. In der Vergangenheit war es unser Weg, viele davon zu verfolgen, einschließlich des Gesprächs mit unseren PMs oder der Vermutung, ob ein bestimmter Kunde aufgrund seines Kommunikationstons usw. zufrieden ist. Dies führte uns in der Regel zu einem breiten Satz von „wirklich wichtigen Daten“ und überhaupt kein umsetzbares Wissen.

Heute messen wir die Kundenzufriedenheit nur durch eine vierteljährliche NPS-Umfrage, die alle anderen KPIs ersetzt. Immer wenn wir von einem Kunden weniger als 9 Punkte erhalten, arbeiten wir daran, seine Zufriedenheit für ein ganzes Quartal zu verbessern, und fragen ihn dann erneut, ob sich etwas verbessert. Zum Ende des ersten Quartals 2019 lag unser Gesamt-NPS-Wert mit 68,5 weit über dem Branchendurchschnitt (24 für IT-Services, 61 für die Tech-Branche). Das bedeutet im Grunde genommen, dass unsere Kunden mehr als zufrieden sind, was wir ohne das NPS nie wirklich erfahren würden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass wir mit der Einführung einer Datenverwaltungsstrategie fast jeden Strategieprozess bei Netguru verbessern konnten, einschließlich:

  • Verbesserung der Vorhersehbarkeit unserer Bank für die kommenden Monate;
  • Verbesserung der Rekrutierungskapazitäten, angefangen von der Festlegung des Talentpools, den wir in naher Zukunft benötigen, bis hin zu einem ausgewogenen Verhältnis der Mitarbeiterzugehörigkeit;
  • Verbesserung der Genauigkeit unserer regelmäßigen Cashflow-Analyse als Teil der Gewährleistung eines gesunden Finanzwachstums;
  • und viele mehr.

Die Möglichkeit, so weit in unsere Zukunft „sehen“ zu können, bietet uns einen unerreichten Komfort bei der Planung unserer Arbeit und unserer zukünftigen Aufgaben. Nach den ersten 9 Monaten der Umsetzung dieser Strategie ist es uns gelungen, die Vorhersehbarkeit von Projekten um 102 Prozent zu verbessern. Dies wirkte sich direkt auf unser Wachstum aus und half uns, an der Marktführerschaft zu bleiben. Letztendlich wurde es auch von unseren Kunden geschätzt, weil wir in der Lage waren, qualitativ hochwertige Dienstleistungen innerhalb des erwarteten Zeitrahmens zu erbringen.

Offensichtlich wird es niemals ein abgeschlossener Job sein. Eine ständige Verbesserung und Überprüfung ist ein Muss, damit dieses System ordnungsgemäß funktioniert. Andernfalls werden wir mit einer Reihe ungenauer Vorhersagen konfrontiert und können nicht reagieren, bevor es zu spät ist.

Einige der Fallstricke, die Sie erwarten sollten, und machen Sie sich bereit für:

  1. Daten sind immer so gut wie die Prozesse und Menschen, die dahinter stehen. Seien Sie sich bewusst, dass die Informationen, die Sie sehen, niemals die Realität vollständig wiedergeben.
  2. Die Wahrheit hinter den Daten ändert sich im Laufe der Zeit. Beispielsweise könnte die Lead-Qualifizierung strenger werden, was bedeutet, dass Sie weniger Leads sehen, aber alle von höherer Qualität sind. Gleiches gilt für den Pipeline-Wert und die Preiserhöhung.
  3. Wachstumsstarke Unternehmen wie Netguru verändern sich schnell. Es ist schwierig, Daten für den Vergleich von Jahreszahlen zu verwenden, da Sie im Grunde genommen verschiedene Unternehmen vergleichen.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie wir die Vorhersagbarkeit des Projektmanagements zwischen 2017 und 2018 verbessert haben, lesen Sie diese auf unserem Blog veröffentlichte Fallstudie.

Und viel Glück!

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Wir werden hier nicht aufhören. Unsere nächsten Schritte bei Netguru sind:

  • Entwicklung spezialisierter Analysekompetenzen;
  • Systematische Vereinfachung des gesamten Ökosystems, um dessen Verwaltung einfacher und kosteneffizienter zu gestalten;
  • Anwenden von Algorithmen für maschinelles Lernen auf die erfassten Daten, um alle oben genannten Punkte zu verbessern.