Wie Sie mehr erreichen, indem Sie weniger kommunizieren

Die Low-Communication-Diät

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Untersuchungen zeigen, dass der durchschnittliche Büroangestellte ungefähr 23 Stunden pro Woche in Besprechungen verbringt und 121 E-Mails pro Tag erhält.

Das ist viel Zeit, um zu kommunizieren, was zu tun ist, wann es zu tun ist und wie es zu tun ist. Ohne es tatsächlich zu tun.

Man könnte argumentieren, dass einige dieser Büroangestellten eigentlich nie dazu kommen, irgendetwas zu tun, weil sie in der endlosen E-Mail - Besprechung - E-Mail - Besprechungsschleife stecken.

Jetzt weiß ich, dass du das nicht bist. Ich weiß, dass Sie wirklich Sachen erledigen. Viel.

Aber was wäre, wenn Sie noch mehr erreichen könnten, indem Sie genau festlegen, was, wie, warum und wann Sie kommunizieren?

Lassen Sie mich Ihnen die kommunikationsarme Ernährung vorstellen. Ein Konzept, das - wie der Name schon sagt - eng mit der Low-Information-Diät zusammenhängt.

Bei der Low-Communication-Diät geht es darum, den Zeitaufwand für irrelevante, unwichtige und nicht umsetzbare Kommunikation zu minimieren.

Infolgedessen können Sie mehr tun, indem Sie die zuvor für unnötige Kommunikation aufgewendete Zeit der eigentlichen Arbeit zuordnen.

Wenn Sie noch bei mir sind, zeigen wir Ihnen, wie Sie mit einem einfachen 5-Stufen-Prozess Ihre gesamte Bürokommunikation optimieren und die verlorenen Stunden Ihres Tages zurückfordern können:

Der 5-stufige Kommunikationsoptimierungsprozess:

Analysieren> Eliminieren> Optimieren> Automatisieren> Auslagern

Schritt 1: Analysieren Sie Ihre Kommunikationsprozesse

Selbstbewusstsein ist der Schlüssel zur Transformation. Deshalb ist der erste Schritt, um sich Zeit zu nehmen, zu verstehen, wie Sie es ausgeben! Verwenden Sie diese Fragen, um eine umfassende Analyse zu erstellen, wie, warum und wie lange Sie mit Bürokommunikation beschäftigt sind:

  • Welche Kanäle nutzen Sie für die Kommunikation bei der Arbeit (E-Mails, Besprechungen, Anrufe, Slack, WhatsApp…)?
  • Wie viel Zeit verbringen Sie in jedem Kanal (z. B. Beantworten von E-Mails, Zeit in Besprechungen usw.)?
  • Was ist der Zweck eines jeden (andere informieren, Entscheidungen treffen, Informationen einholen, Diskussionen führen usw.)?

Schritt 2: Beseitigen Sie irrelevante, unwichtige und nicht handlungsfähige Kommunikation

Beseitigung ist die reinste und effektivste Form der Straffung: Nichts sollte optimiert werden, wenn es überhaupt beseitigt werden kann! Nun wird die Bedeutung von irrelevanter, unwichtiger und nicht handlungsfähiger Kommunikation für alle unterschiedlich sein, aber hier sind einige Beispiele:

  • Nicht handlungsfähige Besprechungen: Besprechungen, die nur zu Informationszwecken dienen (z. B. Aktualisierungen) und bei denen keine Entscheidung getroffen wird. Diese Besprechungen können aus anderen Gründen (z. B. Teamgeist) immer noch wichtig sein, ihre Notwendigkeit sollte jedoch bewertet werden.
  • Irrelevante E-Mails: E-Mails, die an Personen gesendet werden, für die der E-Mail-Inhalt völlig irrelevant ist (da für sie kein Aktionspunkt vorhanden ist und sie nicht über dieses spezielle Problem auf dem Laufenden sein müssen).
  • Unwichtige Anrufe: Anrufe eines Kollegen zu einem Problem, das bis zur nächsten Projektbesprechung warten kann, da es momentan nicht dringend ist oder die Arbeit anderer blockiert.

Schritt 3: Optimieren Sie Ihr E-Mail-, Anruf- und Besprechungsmanagement

Nachdem Sie unnötige Kommunikationsprozesse beseitigt haben, ist es an der Zeit, die verbleibenden Besprechungen, Anrufe und E-Mails so effizient wie möglich zu verwalten. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, kristallklar zu kommunizieren, indem der Zweck, der Kontext und die Aktionspunkte klar angegeben werden (dies funktioniert für Besprechungen UND E-Mails).

Schritt 4: Automatisieren Sie Kommunikationsprozesse, wo es sinnvoll ist

Dies ist normalerweise der lustige Teil! Bei der Automatisierung geht es darum, mithilfe von Technologie manuelle und zeitaufwändige Prozesse durchzuführen. Sie können die Aktivität selbst, die Entscheidung über eine Aktivität oder den Auslöser für eine Aktivität automatisieren. Eine Möglichkeit, die Kommunikation zu automatisieren, besteht darin, Planungstools wie Calendly und Doodleinstead zu verwenden, um per E-Mail hin und her einen Besprechungstermin zu ermitteln.

Schritt 5: Auslagern von Kommunikationsprozessen, wo immer dies sinnvoll ist

Viele Produktivitätsfreaks denken darüber nach, das Allerheiligste der Rationalisierung auszulagern. Das Konzept lautet einfach: Mit Geld Zeit kaufen! Der naheliegende Weg, dies zu tun, besteht darin, einen (virtuellen) Assistenten einzustellen, der Ihre Kommunikation für Sie verwaltet.

Nachdem Sie die Grundlagen kennen, wollen wir uns einige spezifische Strategien für die Implementierung einer Diät mit wenig Kommunikation ansehen:

Beseitigen

Unterbrechungen:

  • Verwenden Sie ein implizites Signal, das anzeigt, dass Sie nicht gestört werden sollten (z. B. Kopfhörer aufsetzen oder Tür schließen).
  • Vereinbaren Sie mit Ihrem Team „ablenkungsfreie“ Zeiten, die besprechungs- und unterbrechungsfrei bleiben. Definieren Sie außerdem, welche Themen als "dringend" genug eingestuft werden, um andere zu unterbrechen.
  • Wenn Sie Aufgaben an andere Personen delegieren, richten Sie Standardbetriebsprozesse für eine Aufgabe ein und dokumentieren diese, sodass Sie keine weiteren Fragen stellen müssen.

Treffen:

  • Nehmen Sie nicht an Besprechungen teil, bei denen Ihre Anwesenheit nicht unbedingt erforderlich ist.
  • Brechen Sie unnötige Besprechungen vollständig ab (z. B. wenn keine Entscheidung getroffen werden muss).
  • Ersetzen Sie Besprechungen durch E-Mails, wenn dies nur zu Informationszwecken dient, und durch Anrufe, wenn das Problem in weniger als 10 Minuten behoben werden kann.
  • Reduzieren Sie die Häufigkeit von Besprechungen (z. B. führen Sie zweiwöchentliche Teambesprechungen statt wöchentlich durch).

E-Mail und Nachrichten:

  • Konsolidieren Sie Konten und Kanäle, indem Sie unnötige E-Mail-Adressen löschen oder weiterleiten, alle Ihre E-Mail-Adressen in einem Postfach zusammenführen und nur EINEN Kanal für private Nachrichten auswählen. Geben Sie nur Kontaktinformationen für die Kanäle frei, auf denen Sie kontaktiert werden möchten. Sie können IFTTT auch verwenden, um Nachrichten von anderen Kanälen an Slack oder Skype zu senden.
  • Bitten Sie darum, nicht mehr relevante E-Mail-Gruppen zu entfernen und Chat-Gruppen zu verlassen, die nicht mehr relevant sind.
  • Richten Sie mit Ihrem Team E-Mail-Regeln ein, die den E-Mail-Zustrom für alle verringern:
    > Überlegen Sie zweimal, bevor Sie eine E-Mail senden. Müssen Sie jetzt eine E-Mail senden oder können Sie bis zum nächsten Teammeeting warten?
    > Senden Sie die E-Mail nur an Personen, die antworten müssen. Vermeiden Sie "Allen antworten".
    > Leiten Sie eine E-Mail nicht einfach ohne Zusammenfassung und Aktionspunkte weiter.

Anrufe:

  • Geben Sie Ihre Telefonnummer nicht in Ihrer E-Mail-Signatur, Ihrer Visitenkarte und in öffentlichen Verzeichnissen weiter.
  • Lassen Sie jeden Anruf mit einer aufgezeichneten Nachricht an die Voicemail gehen, die besagt, dass Sie stattdessen eine E-Mail erhalten sollen.

Optimieren:

Meetings & Calls:

  • Stellen Sie eine klare Agenda und ein klares Ergebnis für das Meeting auf und bleiben Sie beim Thema.
  • Laden Sie nur Personen ein, die unbedingt benötigt werden.
  • Legen Sie 20 Minuten als Standarddauer für Besprechungen fest.
  • Fassen Sie alles mit einer Zusammenfassung, klaren Handlungsschritten, Verantwortlichkeiten und Fristen zusammen.
  • Kombinieren Sie Ihr Mittagessen und pendeln Sie mit Besprechungen oder Anrufen.
  • Führen Sie (Video-) Anrufe anstelle von Besprechungen durch, um unnötige Reisen zu vermeiden.

Email:

  • Planen Sie 2–3 festgelegte Zeitfenster für den Angriff auf Ihren Posteingang und Ihre Nachrichten und deaktivieren Sie alle Benachrichtigungen.
  • Wenden Sie die OHIO-Methode an: Behandeln Sie sie nur einmal! Kümmern Sie sich sofort um dringende Dinge, delegieren Sie weniger wichtige Dinge, löschen Sie irrelevante Dinge, archivieren Sie Referenz-E-Mails in bestimmten Ordnern und verwenden Sie ein Tool wie Boomerang, um E-Mails für spätere Nachverfolgungen in Ihren Posteingang zurückzusenden.
  • Verwenden Sie Vorlagen für E-Mail-Antworten, die häufiger auftreten.
  • Vereinbaren Sie mit Ihrem Team zusätzliche E-Mail-Regeln, um die Effizienz zu steigern:
    > Seien Sie klar und prägnant, je kürzer desto besser.
    > Halten Sie sich an ein Thema pro E-Mail.
    > Beginnen Sie lange E-Mails mit einer kurzen Zusammenfassung, bevor Sie sich mit den Details befassen.
    > Markieren Sie wichtige Informationen fett.
    > Geben Sie klare Aktionspunkte mit Zeitleisten und benennen Sie die verantwortliche Person.

Automatisieren

  • Verwenden Sie Planungstools wie Calendly und Doodle, um das Hin- und Herbewegen von E-Mails zu vermeiden und einen Besprechungstermin zu finden.
  • Richten Sie automatische E-Mail-Filter ein, die wichtige E-Mails vorab auswählen und den Rest in bestimmten Ordnern zur wöchentlichen Überprüfung archivieren (Google Mail trennt Ihren Posteingang automatisch von Newslettern und Updates).
  • Verwenden Sie IFTTT, um Informationen automatisch auszutauschen. Einige Beispiele: Senden Sie Ihrem Partner eine Textnachricht, wenn Sie das Büro verlassen, senden Sie eine Erinnerung, um vor einer Besprechung eine Pause einzulegen, oder geben Sie einen Artikel automatisch frei, wenn Sie ein bestimmtes Tag in Pocket anwenden.

Auslagern:

  • Beauftragen Sie einen (virtuellen) Assistenten, der Ihre gesamte Kommunikation verwaltet (z. B. Vorfilterung Ihrer E-Mails, Beantworten von Telefonanrufen, Koordinieren von Terminen).

Zusammenfassung

Die meisten von uns verbringen viel zu viel Zeit mit nicht reagierenden E-Mails und irrelevanten Besprechungen. Durch eine Diät mit wenig Kommunikation können wir wertvolle Zeit in unserem Tag zurückerhalten und uns auf die Dinge konzentrieren, die wirklich wichtig sind. Dies bedeutet jedoch nicht, dass wir die Kommunikation vollständig einstellen sollten. Kommunikation ist wichtig, um effektiv zusammenzuarbeiten und eine Unternehmenskultur aufzubauen, die Menschen dazu bringt, zur Arbeit zu kommen. Aber es gibt eine feine Linie zwischen essentieller Kommunikation, beziehungsbildender Kommunikation und einfach zeitverschwendender und irrelevanter Kommunikation.

Handeln Sie

Wenn Sie nur eines aus diesem Artikel streichen, fragen Sie sich: Wie wirkt sich ineffiziente und irrelevante Bürokommunikation auf meine Produktivität aus und was kann ich tun, um mich zu verbessern?