So verwenden Sie eine 5W1H-Methode, um produktivere Gespräche zu führen

Sie wandern von einem Besprechungsraum zum nächsten, setzen sich auf einen hohen Bürostuhl, beugen sich vor, beobachten die Gruppe und werfen Gedanken und Kommentare herum. Sie versuchen, die Ideen in Ihrem Kopf zusammenzufügen, aber die Gruppe springt von einem Thema zum nächsten und verliert bald den Fokus. Wenn Sie sich auf See fühlen, stellen Sie sich auf eine bequemere Position ein. Sie fangen an zu zweifeln, ob Sie etwas Wertvolles auf den Tisch bringen können und fragen sich, warum Sie überhaupt eingeladen sind. In einem anderen Raum sind Sie derjenige, der sich bemüht, die Konversation zu einem bestimmten Ergebnis zu führen. Jetzt scheint die Gruppe verloren zu sein, so wie Sie es in der anderen Besprechung getan haben.

Designer leben von einer effektiven Kommunikation mit Produktmanagern, Ingenieuren und Anwendern. Eine produktive Kommunikation ist jedoch nicht selbstverständlich und problemlos. Wie jedes Produkt muss auch eine Konversation absichtlich gestaltet werden.

Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, wie Sie diese sehr verbreitete 5W1H-Methode (Wer, Was, Wann, Wo, Warum und Wie) verwenden, um Designer bei der Vorbereitung absichtlicher Gespräche zu unterstützen, die zu Produktivität und effektiver Kommunikation führen.

Warum

Verstehe dein Ziel.

Es ist eine impulsive Angewohnheit, eine Reihe von Besprechungen zu planen, bei denen die Leute Zeit mit ahnungslosen zufälligen Diskussionen verschwenden, die nirgendwo enden, wenn die Themen komplex sind und zu viele Leute beteiligt sind. Überlegen Sie sich, bevor Sie Zeit verschwenden, was Sie hier erreichen möchten.

· Warum ist dieses Gespräch notwendig?

· Welche Probleme versuchen Sie zu lösen?

· Welche Informationen oder Rückmeldungen möchten Sie sammeln?

· Wie wirkt sich dieses Gespräch aus?

· Kann dieses Gespräch zu wichtigen Entscheidungen führen?

Stellen Sie zunächst fest, ob Sie ein Gespräch benötigen, um die gewünschte Antwort zu finden. Wenn Sie diesen Gedanken haben, sollte sich niemand scheuen, um Hilfe zu bitten, wenn nötig. Versuchen Sie immer, das Wissen und die Gehirnleistung anderer Menschen zu nutzen, aber denken Sie auch daran, dass vor dem Fragen eigenständige Überlegungen angestellt werden sollten. Wenn Sie entscheiden, dass Sie Beiträge von anderen benötigen, achten Sie auf deren Zeit, machen Sie sich klar, was Sie aus der Unterhaltung herausholen möchten, und stellen Sie sicher, dass Sie diese in Ihrer Unterhaltung / Besprechungseinladung enthalten haben.

Nehmen Sie eine kurze Notiz des Ziels in die Besprechungseinladung auf (eine Agenda ist sogar noch besser), unabhängig von der Art der Kommunikation. Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer wissen, dass die Besprechung ein Ziel hat. Auf der anderen Seite ist es nicht unangenehm, nach Informationen zu fragen, wenn Sie eine Einladung zu einem Meeting mit nur einer verwirrenden Betreffzeile erhalten. Es ist zum Wohle aller, zu verstehen, warum Sie sich treffen. Jeder möchte, dass das Gespräch produktiv und erfolgreich ist.

Nur wenn das Ziel klar ist, können sich die Menschen darauf vorbereiten, welches Wissen, welchen Kopfraum und welche Gedanken sie für das Gespräch benötigen. Außerdem bringen sie möglicherweise sogar die richtige Person mit, die Sie bei der Einladung verpasst haben.

Wer

Identifizieren Sie die richtige Person, mit der Sie sprechen möchten.

Die Auswahl der richtigen Person für das Sprechen ist unterschiedlich, da Kommunikationsziele und -themen variieren. Für die Informationssammlung müssen Sie die Person finden, die nicht nur über die Informationen zu dem von Ihnen gesuchten Detailbereich verfügt, sondern auch den Gesamtplan und die langfristige Vision kennt. Die richtige Person für den Anfang ist jemand, der das Gesamtbild malen kann, bevor er in die Nuancen eintaucht. Diese Person hat normalerweise viel Wissen und Erfahrung. Er oder sie ist nicht unbedingt die direkte Person, die für ein Projekt verantwortlich ist, aber ihre Gedanken und Meinungen haben einen erheblichen Einfluss auf das Produkt. Nehmen Sie Kontakt zu ihnen auf, tauschen Sie Diskussionen aus und stellen Sie sicher, dass Sie die wertvollen Informationen später dem gesamten Team zur Verfügung stellen, damit Sie die Lücken schließen können.

Designer müssen ihre Ideen präsentieren und verkaufen. Zu diesem Zweck ist es nicht erforderlich, die Diskussion mit allen Beteiligten zu beginnen. Beginnen Sie mit einer kleineren Gruppe. Finden Sie den Influencer, der eine Stimme hat, der alle vertrauen, und holen Sie sich nicht nur das Buy-in vom direkten Premierminister. Sie sind in der Regel aktiv und engagiert und können Entscheidungen treffen. Holen Sie sich Feedback und Unterstützung, bevor Sie eine Besprechungseinladung an ein breiteres Publikum senden.

Zu beachten ist auch, dass es leicht sein kann, Kennzahlen zu spät einzubeziehen. Fragen Sie sich selbst oder wenden Sie sich mit den folgenden Fragen an das Team. Auf diese Weise können Sie die richtige Person zur richtigen Zeit einbeziehen.

  • Gibt es noch jemanden, der darüber Bescheid wissen sollte?
  • Von wem sollten wir uns sonst noch einkaufen lassen?
  • Wer kann noch Feedback oder Gedanken haben?
  • Wer ist möglicherweise von der Entscheidung betroffen, die wir hier treffen?

Wann und wo

Verstehe die Situation und starte dann ein Gespräch.

Wann immer Sie feststellen, dass Sie mehr Informationen benötigen oder das Gefühl haben, dass Sie mehr Geisteskraft benötigen, um Ihre Gedanken zu ordnen. Planen Sie jetzt Ihr nächstes produktives Gespräch. Stürzen Sie sich nicht einfach in ein kurzes Gespräch, wenn es nicht gerade eine gute Zeit ist. Versuchen Sie nicht, ein Gespräch in einem anderen Gespräch zu unterbrechen, nur weil Sie über eine brillante Idee nachgedacht haben. Halten Sie eine Notiz und sprechen Sie offline darüber. Es ist am besten, Ihre Informationen direkt abzurufen, bevor Sie sich sofort auf den Weg zu etwas machen.

Ziehen Sie nicht zu viel an der anderen Seite der Geschichte. Manchmal möchten Designer die Kontrolle behalten und fühlen sich unwohl, wenn sie Papierskizzen zeigen, und neigen daher dazu, sich zu sehr auf ein Gespräch vorzubereiten. Solange Sie sich über das Ziel im Klaren sind und nur die richtigen Personen einbeziehen, müssen Sie keine Zeit verschwenden.

Überprüfen Sie die Verfügbarkeit der Teilnehmer und stellen Sie sicher, dass die kritische Person beitreten kann. Manchmal ist das Überspringen dieser Person eine Zeitverschwendung für alle. Wenn Sie Meetings mit Offshore-Mitgliedern vereinbaren, empfehle ich, ein Tool und eine gemeinsame Zeit zu finden, die für alle funktioniert.

Gespräche können an verschiedenen Orten geführt werden, und es gibt leistungsstarke Tools, die auf verschiedene Formate spezialisiert sind. Wählen Sie abhängig von Ihren Zielen das richtige Format. Verwenden Sie Instant Business Communication Tools für schnelle Informationen. E-Mails sind nachvollziehbar und können für formellere Gespräche wie eine Zusammenfassung oder Berichte verwendet werden. Persönliche Einzel-Chats können für detaillierte Überprüfungen und das Sammeln von Feedback verwendet werden. Ein Gruppentreffen eignet sich hervorragend für ausführliche Diskussionen, Entwurfsprüfungen und Feedback. Vermeiden Sie es, Entwürfe oder Optionen in großen Besprechungen zu überprüfen. Es ist eher ein Buy-In oder eine endgültige Ablesung. In einem Workshop können oft viele Hände oder Gehirne vom Team ausgeliehen werden, und dies erfordert sorgfältige Planung.

Was

Was macht ein gutes Gespräch aus?

Gestalten wir nun, wie eine produktive Unterhaltung aussehen kann. Es gibt einige Grundfunktionen, die berücksichtigt werden müssen.

Gut strukturiert

Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Gespräch ist in Vorbereitung. Haben Sie eine Tagesordnung für Ihre Diskussionen. Es kann sich um eine lockere Besprechung oder einen ungezwungenen Plausch handeln, die zu behandelnden Ziele und Themen müssen jedoch klar definiert werden.

Verwenden Sie einige Zeitsteuerungstechniken

Manchmal stören Dinge, von denen Sie nichts wissen, den Plan und die Besprechung. Wenn es sich um ein wichtiges Problem handelt, das gelöst werden muss, können Sie die Zeit angemessen anpassen, aber die Zeit anderer berücksichtigen und respektieren. Machen Sie Zeitkontrollen und denken Sie daran, die Erwartungen anzupassen.

Sprechen Sie die Sprache der Gruppe

Wenn Sie mit Kunden oder Führungskräften sprechen, verwenden Sie nicht zu viele interne Jargonwörter. Versuchen Sie, über Geschäftsfälle und Benutzeraufgaben mit Worten zu sprechen, auf die sich die Kunden beziehen können. Machen Sie sich im Gespräch mit Ingenieuren mit Fachbegriffen, Funktionsnamen oder Steuerungsnamen vertraut.

Seien Sie vorbereitet, aber haben Sie keine Angst, Fragen zu stellen

Machen Sie Ihre Hausaufgaben, damit Sie den Kontext und den Hintergrund des Themas verstehen. Von Designern wird nicht erwartet, dass sie mit dem Thema vertraut sind. Haben Sie also keine Angst dumme Fragen zu stellen. Stelle weiterhin einfache, dumme Fragen wie:

  • Warum ist das ein Problem? Und warum das? Fragen Sie 3 warum - es wird Sie zur wirklichen Antwort führen.
  • Wie funktioniert das?
  • Warum ist es gerade jetzt so?
  • Ist das die einzige Lösung?
  • Wurde die Lösung validiert?

Diese Fragen können dem Team dabei helfen, das Problem oder die Konzepte, mit denen es bereits vertraut ist, neu zu bewerten.

Verwenden Sie Werkzeuge

Bei Online-Besprechungen kann es schwierig sein, ein kompliziertes Konzept zu beschreiben. Es gibt eine Reihe von Tools, mit denen Sie Klarheit schaffen können: iPad-Skizze, Invision Freehands und Funktionen für Besprechungskommentare. Verwenden Sie für eine persönliche Besprechung Whiteboards oder andere Tools, auf die Sie zugreifen können. Es hilft!

Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um das Gespräch zu beenden

Verwenden Sie die letzten Minuten, um die Entscheidungen oder Aktionselemente der Besprechung zusammenzufassen. Machen Sie Termine und stellen Sie sicher, dass sie allen bekannt sind, indem Sie nach dem Meeting Notizen teilen.

und noch mehr Tipps…

Weitere Techniken, die besonders für Designer-Konversationen nützlich sind, finden Sie in diesem Artikel 9 Konversationstechniken für Designer.

Wie

Messen Sie den Erfolg des Gesprächs.

Zwei Teile bestimmen, ob es sich um ein fruchtbares Gespräch handelt. Wurde das ursprüngliche Ziel erreicht? Wie reibungslos und effektiv ist das Meeting?

Es ist eine einfache Übung, zu bewerten, ob die Ziele erreicht wurden. Wurden die Informationen gesammelt? Wurde die Nachricht erfolgreich zugestellt? Habe ich das Feedback, das ich brauche, um voranzukommen? Wurden notwendige Entscheidungen getroffen?

Achten Sie nicht nur auf Ihre Ziele, sondern auch darauf, wie die Menschen involviert sind. Haben die Leute aufgepasst? Hat die Gruppe irgendwann den Fokus verloren? Wie war die Zeitsteuerung? Sind die Aktionspunkte nach dem Meeting klar? Haben diese Punkte Fristen und wurde jemand beauftragt, Maßnahmen zu ergreifen? Gibt es etwas, das anders gemacht werden kann, um die Effizienz zu steigern?

Es ist wichtig, dass Sie diese Überlegungsfragen in Ihren Kopf eingravieren, damit Sie auf natürliche Weise herausfinden können, was funktioniert und was nicht, damit wir an der Verbesserung der Konversationsfähigkeiten arbeiten können.

Nach dem Gespräch

Die Leute wissen, dass sie die Aktionspunkte nachverfolgen müssen, aber vergessen, dass sie noch etwas tun können, um ein besseres Verhältnis zu den Besprechungsteilnehmern aufrechtzuerhalten.

Nachverfolgen

Geben Sie den Teilnehmern ein einfaches Feedback darüber, wie die von ihnen präsentierten Informationen genutzt wurden. Beispielsweise führen Designer häufig interne Usability-Tests mit Kollegen durch, vergessen jedoch, ihnen mitzuteilen, wie ihre Meinung zu einer Änderung des Produkts geführt hat. Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer wissen, dass sie gehört und angehört werden, und dass ihre Zeit nicht als selbstverständlich angesehen wird.

Geben Sie Menschen ein Lob oder Anerkennung

Wenn möglich, teilen Sie Lob und Komplimente mit der Person, die Ihnen geholfen hat. Es ist jedoch noch besser, das Publikum zu erweitern, indem Sie es mit ihren Managern teilen. Auf diese Weise können die Mitarbeiter Sichtbarkeit im Team / Unternehmen aufbauen und Ihre Beziehungsfähigkeiten verbessern, indem sie Vertrauen gewinnen.